При организации телефонной связи для современного офиса мы сталкиваемся с выбором на каждом этапе процесса. Необходимо решить, какой тип телефонии использовать: аналоговую или интернет-телефонию? Какой тип телефона выбрать: софтфон или IP-телефон? Какой номер использовать: 8-800 или 8-804? Имеет ли значения многоканальность? Получить достоверную информацию о преимуществах и недостатках каждого подхода может оказаться времязатратной задачей. Но необходимо знать об этом каждому, кто задумывается об установке или реорганизации телефонной связи в офисе.

Организация телефонной связи в офисе может быть осуществлена двумя способами: аналоговой телефонией и IP-телефонией. Первый метод проверен временем и предполагает кодирование голосовых сообщений и их преобразование в электрический сигнал, который передается по каналу связи в виде обычного телефонного кабеля. IP-телефония работает аналогично, с единственным отличием - данные передаются по Интернету с сервера на сервер, а кодировка осуществляется по протоколам.

Система офисной телефонии обеспечивает гладкую коммуникацию без лишних затрат. Аналоговая телефония является сравнительно недорогим и надежным вариантом, однако тарифы на городскую, междугородную и международную связь невысоки. Кроме того, подключение дополнительных номеров требует проведения отдельной линии. В свою очередь, IP-телефония предлагает легкость подключения, недорогие тарифы, высокое качество связи и отсутствие географической привязки. Однако для ее работы необходим устойчивый сигнал и высокая пропускная способность сети Интернет.

Многоканальный номер телефона предлагает быстрое подключение, возможность сохранить номер при переезде, высокое качество трансляции голоса и объединение всех линий компании в одну.

Организация телефонной связи в офисе требует приобретения дополнительного оборудования, в том числе аналоговых или SIP-аппаратов, мини-АТС, маршрутизаторов и кабелей. Мини-АТС - это локальная телефонная станция, которая управляет звонками компании. Аналоговая мини-АТС используется для компаний с небольшим оборотом, которые не требуют высокого качества связи и дополнительных функций телефонии. Виртуальная мини-АТС, в свою очередь, подходит для компаний любого размера и организует внутриофисную беспроводную связь. Эта система функциональна, легко настраивается под конкретные нужды компании и стоит значительно меньше, чем аналоговая мини-АТС.

Некоторые компании отказываются от идеи организации телефонной связи из-за трат на оборудование и поддержку телефонных станций. Однако для юридических лиц с количеством сотрудников до 5, организация офисной связи может быть неоправданной.

Интересный факт: виртуальные АТС часто называют "облачными" в связи с понятием "облачных вычислений", которые изображаются в виде облаков.

Как выбрать телефонный аппарат?

На сегодняшний день существует несколько типов устройств для приема и совершения звонков: аналоговые телефоны, спутниковые, IP-телефоны, DECT-телефоны и софтфоны.

Аналоговый телефон знаком почти всем жителям России, так как это устройство устанавливается во многих квартирах и домах. Организации офисных АТС, как правило, используют аналоговые телефоны для компаний, где нагрузка на телефонные линии не очень высокая.

IP-телефоны - это более современный вариант, где происходит передача звуковых данных через интернет. Также существуют софтфоны - это специальные приложения или программы, которые позволяют делать и принимать звонки через компьютер, смартфон или планшет. IP-телефония становится все более популярной среди предприятий, что связано с его пластичностью и легкостью подключения. С помощью специальных VoIP-шлюзов аналоговые аппараты можно превратить в современные IP-телефоны.

Использование DECT-телефонов основано на передаче данных по радиоканалу и удобно, если нужно организовать связь между филиалами на расстоянии не более 15 км.

Спутниковые телефоны позволяют передавать сигналы через спутник на орбите Земли. Это оптимальный выбор, если нужно организовать связь между отдаленными отделениями компании. Однако, использование спутниковых телефонов сопряжено с высокими тарифами связи, что не всегда целесообразно для офисных нужд.

Как выбрать идеальный номер телефона для вашего офиса?

Номер телефона, который будет использоваться для вашего бизнеса, имеет огромное значение. Из всего разнообразия номеров важно выбрать тот, который будет выступать как "визитная карточка" для вашей фирмы, привлекая клиентов и поддерживая их лояльность к вашему бренду. Вам следует определиться со своими потребностями и решить, нужен ли вам многоканальный номер, чтобы клиенты могли оставаться на линии ожидания ответа. Этот вариант идеален для организаций, имеющих "горячие линии" и call-центры, так как он позволяет удерживать потенциального клиента в ожидании ответа от оператора.

Телефонные номера могут быть отнесены к одному из трех типов:

1. Прямой городской номер подходит для большинства компаний независимо от размеров и направленности. Это классический и удобный вариант из семи цифр (код города не включается в счет), который оплачивается по тарифам оператора.
2. Номер 8-800 – замечательный способ завоевать сердца клиентов. Все входящие звонки на этот номер оплачивает владелец, а для исходящих звонков они бесплатны для звонящего. Клиенты доверяют компаниям, имеющим номера 8-800, потому что они означают, что предприятие достигло высокого уровня и готово взять на себя расходы на телефонные разговоры.
3. Номер 8-804 – более доступная версия номера 8-800. Функционально они практически идентичны. Единственное отличие заключается в том, что при исходящем звонке номер вызываемого абонента определяется.

Помимо этого, вы можете подобрать "красивый" номер и подключить его по доступным ценам. Такой номер может стать отличным маркетинговым ходом для вашей компании. Чем проще запоминается номер телефона, тем охотнее клиенты станут совершать звонки. Кроме обычных наборов цифр, не представляющих из себя "красивые" последовательности, существуют номера, состоящие из повторяющихся цифр или их комбинаций, таких как "бронзовые", "серебряные", "золотые" и "платиновые". Например, номер 8-800-100-45-54.

Выбор метода организации телефонной связи в офисе должен основываться на четком понимании того, какие цели вы хотите достичь. Что бы это было - обычный и удобный способ связи между сотрудниками, создание современного и надежного call-центра, снижение расходов на междугороднюю связь или все вместе – необходимо оценить достоинства того или иного подхода, а также его недостатки. Правильный выбор технологии связи и оборудования способен вывести вашу компанию на действительно новый уровень развития.

Организация связи в офисе – важный шаг в обеспечении коммуникации между сотрудниками и клиентами. Процесс может варьироваться в зависимости от выбранного метода, однако выбор провайдера, который предоставляет услугу подключения, необходим. При этом стоит обратить внимание на проверенных временем провайдеров, отзывы которых подтверждают качество услуг. К примеру, национальный оператор международной и междугородной связи – «МТТ» - отличный выбор. Компания уже более 20 лет успешно работает на рынке коммуникационных услуг. Кроме того, с использованием новейших разработок и современного телекоммуникационного оборудования, «МТТ» обеспечивает своим клиентам надежные цифровые каналы связи на всей территории Российской Федерации. Для бизнеса, компания предоставляет услуги подключения виртуальной АТС, прямых городских номеров, номеров 8-800 и 8-804, а также выгодные тарифы на междугородные и международные звонки.

Фото: freepik.com